Vihjeandmise kanal ettevõttes: mida seadus nõuab ja kuidas me SafeReporti ehitasime

Kui rikkumisest teavitaja kaitse seadus jõustus, oli enamiku Eesti ettevõtete esimene reaktsioon sama: "Kas e-posti aadressist vihje@firma.ee ei piisa?"

Lühike vastus on: ei piisa. Kui arvad, et sinu ettevõtet see ei puuduta, tasub seadus siiski üle vaadata – kohustus tekib alates 50 töötajast. Selles artiklis vaatame, mida seadus tegelikult nõuab, kus enamik lahendusi praktikas läbi kukub ning kuidas me nende probleemide lahendamiseks lõime veebipõhise lahenduse SafeReport.

Mida seadus tegelikult nõuab?

Euroopa Liidu vihjeandjate direktiiv ja Eesti rikkumisest teavitaja kaitse seadus panevad ettevõtetele mitu selget kohustust.

Sisemine teavituskanal

Ettevõttel peab olema kanal, mille kaudu töötajad saavad rikkumistest turvaliselt teada anda. Vajadusel peab see võimaldama ka anonüümset teavitamist.

Selged tähtajad

Seadus näeb ette kaks olulist tähtaega:

  • teate kättesaamine tuleb kinnitada hiljemalt 7 päeva jooksul;
  • teavitajale tuleb anda tagasisidet hiljemalt 3 kuu jooksul.

Konfidentsiaalsus kogu protsessi vältel

Just siin kukuvad kõige sagedamini läbi e-posti põhised lahendused. Kui vihje jõuab jagatud postkasti, näevad seda sageli IT-administraatorid, juhid või personalitöötajad. Iga edastatud kiri suurendab inimeste ringi, kes teavitaja identiteeti võivad teada saada.

Kui vihje puudutab mõnda neist inimestest, kaob töötaja usaldus süsteemi vastu ning rikkumisest jäetakse lihtsalt teatamata.

Kus lahendused praktikas läbi kukuvad?

Excel ja jagatud postkast

Esmapilgul lihtne lahendus, kuid tegelikkuses puudub tähtaegade jälgimine, anonüümsus ning isikuandmed liiguvad erinevate e-posti kastide vahel. Auditi või GDPR-i vaates ei ole see jätkusuutlik lahendus.

Rahvusvahelised platvormid

Suured lahendused pakuvad küll palju funktsioone, kuid nende hinnad algavad sageli sadadest eurodest kuus. Eesti keskmise ettevõtte jaoks tähendab see sageli funktsioonide eest maksmist, mida kunagi ei kasutata. Lisaks puudub tihti eestikeelne kasutajaliides ja tugi.

"Ehitan ise"

Väliselt tundub tegemist lihtsa veebivormiga, kuid tegelikult tuleb lahendada:

  • anonüümne kahesuunaline suhtlus;
  • ligipääsude haldus;
  • tegevuslogid;
  • tähtaegade automaatne jälgimine;
  • andmete säilitamise ja kustutamise reeglid.

See ei ole enam nädalavahetuse projekt.

Kuidas me SafeReporti üles ehitasime?

Nägime sama probleemi kordumas mitme kliendi juures ja otsustasime luua lahenduse, mis vastaks nii seaduse nõuetele kui ka ettevõtete praktilistele vajadustele.

Anonüümne dialoog

Teavitaja saab pärast vihje esitamist unikaalse koodi, mille abil saab ta hiljem juhtumi juurde tagasi tulla ning vastata menetleja küsimustele ilma oma isikut avaldamata.

See võimaldab koguda täiendavat infot ka siis, kui teavitaja soovib täielikult anonüümseks jääda.

Tähtajad on automaatsed

7-päevane kinnitustähtaeg ja 3-kuuline tagasiside tähtaeg on süsteemi sisse ehitatud. Menetlejad saavad automaatsed meeldetuletused ning vastavus ei sõltu enam kellegi kalendrist või Exceli tabelist.

Iga ettevõte oma keskkonnas

SafeReport töötab ettevõtte enda alamdomeenil (näiteks ettevote.safereport.ee) või soovi korral ettevõtte enda domeenil. See suurendab töötajate usaldust ning jätab professionaalse mulje.

Mitmekeelne lahendus

Platvorm toetab eesti, inglise, läti, leedu ja soome keelt. See võimaldab kasutada sama lahendust kogu Baltikumis ning teenindada töötajaid nende emakeeles.

Lihtne hinnastus

SafeReporti Starter pakett algab 39 eurost kuus. Vastavus seadusele ei peaks tähendama suurt investeerimisprojekti.

Kokkuvõte

Kui sinu ettevõttes töötab 50 või rohkem inimest, on sisemine vihjeandmise kanal seadusest tulenev kohustus.

Lihtne e-posti aadress või jagatud postkast ei täida enamasti konfidentsiaalsuse, anonüümsuse ega tähtaegade nõudeid. Samas ei pea professionaalne lahendus olema keeruline ega kallis.

Praktiline soovitus: vaata üle oma praegune lahendus ja küsi endalt kaks küsimust.

  • Kas suudame tagada teavitaja anonüümsuse?
  • Kas süsteem aitab automaatselt täita 7-päevase ja 3-kuulise tähtaja?

Just neid küsimusi võivad küsida nii audiitorid kui ka Tööinspektsioon.

Soovid näha, kuidas SafeReport töötab?
Tutvu lahendusega aadressil https://safereport.ee/ või võta meiega ühendust tasuta demoks.