Kui projekt liigub edasi ilma selge ajakava, prioriteetide ja osapoolte juhtimiseta, laguneb isegi parim analüüs kiiresti detailideks. IT-projektijuhi roll ei ole määratleda nõudeid, vaid tagada, et meeskond liigub ühtse tempoga, otsused on dokumenteeritud, riskid kontrolli all ja arendus jõuab päriselt valmimiseni. Hea projektijuht hoiab projekti liikumises ka siis, kui äripool muudab ootusi ja tehnilised tiimid vajavad suunamist.
Kokkuvõttes vastab IT-projektijuht küsimusele: “Kuidas me selle päriselt valmis saame?”
Mis roll see on ja miks projektijuht on IT-s kriitiline?
IT-projektijuht on inimene, kes hoiab kogu arendusprojekti raamistikku:
- ajagraafik ja tähtajad,
- eelarve ja ressursid,
- osapooled ja nende vastutus,
- riskid ja muutused,
- kommunikatsioon ja aruandlus.
Kui analüütik ja arendajad tegelevad sisuga, siis projektijuht tegeleb liikumisega – et kõik osad liiguksid koos, mitte eri suundades.
Projektijuht kui diplomaat – miks pehme pool on sama oluline kui Ganttikava?
Iga IT-projektis on vähemalt kolm väga erineva vaatega osapoolt:
- äripool – kellel on vajadus ja visioon,
- IT / arendus – kes peab leidma tehniliselt teostatava lahenduse,
- kasutajad – kes hakkavad lahendust päriselt kasutama.
Nende ootused ei ole kunagi automaatselt kooskõlas.
Projektijuht on see, kes:
- hoiab kõiki ühes infopildis,
- aitab lahendada konflikte ja arusaamatusi,
- julgustab ütlema “ei”, kui mahumuutused lõhuvad reaalsuse,
- seisab selle eest, et projekt ei muutuks lõputuks “teeme kõik korraga” katseks.
Sellepärast on IT-projektijuhi jaoks sama tähtsad kommunikatsioon ja diplomaatia kui tööriistad, millega graafikuid ja backlog’e hallata.
Mida IT-projektijuht päriselt teeb?
Planeerimine ja ajaraamistik
- püstitab koos tiimiga realistliku ajakava,
- jagab projekti loogilisteks etappideks ja verstapostideks,
- jälgib, kas me liigume graafikus või oleme maha jäämas.
Eelarve ja ressursihaldus
- koos analüütiku ja arendajatega hinnatakse töömahtu,
- jälgitakse kulusid ja vajadusel kohandatakse plaane,
- tugev “scope vs. eelarve” kontroll – kõik lisasoovid ei saa tulla tasuta.
Osapoolte juhtimine
- korraldab regulaarseid koosolekuid ja staatuseraporteid,
- hoiab sidet nii äripoole kui IT-tiimidega,
- selgitab, kes mille eest vastutab ja mis on järgmised sammud.
Riskide ja muudatuste juhtimine
- kaardistab peamised riskid juba projekti alguses,
- hindab muudatusi: mida see tähendab ajale, eelarvele ja kvaliteedile,
- küsib “mis jääb tegemata, kui lisame midagi juurde?”.
Kommunikatsioon ja läbipaistvus
- hoiab juhatuse, äripoole ja IT ühtses infopildis,
- dokumendib otsused ja kokkulepped, mitte ei jäta neid “suusõnalisteks”,
- teeb probleemidest varakult rääkides “väikesed tulekahjud”, mitte suuri kriise.
Mis juhtub, kui projektijuhti ei ole?
Ilma projektijuhita kipub IT-projekt käituma nii:
- iga koosolekuga lisandub “veel üks väike asi”,
- keegi ei tea täpselt, millal mis valmis peab olema,
- otsused jäävad dokumenteerimata või muutuvad tagantjärgi,
- arendaja proovib korraga teha nii oma tööd kui projektijuhtimist,
- äripool näeb ainult seda, et “taas ei jõudnud õigeks ajaks valmis”.
See ei ole arendaja või analüütiku süü – see on juhtimisprobleem.
Projekt vajab inimest, kelle põhitöö ongi suuna hoidmine.
Kuidas projektijuht töötab koos analüütiku ja teiste rollidega?
Koos IT-arenduste analüütikuga:
- analüütik tagab, et nõuded on selged ja läbimõeldud,
- projektijuht tagab, et nende põhjal tehtavad tööd mahuksid reaalsesse ajaraami ja eelarvesse,
- koos hoitakse kontrolli mahumuudatuste üle.
Koos arendajate ja testijatega:
- projektijuht aitab jagada tööd loogilisteks tükkideks,
- jälgib, et kriitilised funktsioonid ei jääks “järgmisesse sprinti”,
- aitab koordineerida bugide parandamist ja akseptsioonitestimist.
Koos äripoole ja juhtkonnaga:
- kommunikeerib selgelt, kus projekt parasjagu on,
- selgitab, mida üks või teine muudatus tähendaks ajale ja eelarvele,
- aitab otsustada, millised asjad on “nice-to-have” ja millised “must-have”.
Lihtne vaade:
- Analüütik: “Teeme selgeks, mida on vaja.”
- Projektijuht: “Teeme selgeks, kuidas me selle tehtud saame.”
Kompetentsid, mida IT-projektijuhilt oodata
- väga tugev suhtlemis- ja läbirääkimisoskus,
- oskus hoida fookust ka surve all,
- võime seista ebapopulaarsete, aga vajalike otsuste eest,
- hea arusaam IT-st (ilma, et peaks ise koodi kirjutama),
- riskitaju ja oskus planeerida varuplaani,
- struktuuri- ja süsteemitaju – kes, mida ja millal teeb.
Hea projektijuht ei ole see, kes kõigega nõustub.
Hea projektijuht on see, kes julgeb öelda “ei”, kui projekt hakkab laiali valguma.
IT-s pole kõige suurem probleem mitte tehnika, vaid see, et keegi ei juhi tervikut.
Projektijuht on see inimene.”
Kuidas ettevõte saab projektijuhi rolli toetada?
- Anna projektijuhile selge mandaat – ta peab saama küsida, vaidlustada, peatada ja ümber prioriseerida.
- Hoia roll eraldi – ära sunni arendajat või analüütikut “poolenisti projektijuhiks”.
- Taga ligipääs otsustajatele – projektijuht ei saa juhtida, kui ta ei pääse õigete inimesteni.
- Toeta läbipaistvust – parem on ebamugav tõde varakult, kui ilus illusioon lõpuni.
- Hinda projektijuhti tulemuste, mitte ainult meeldimise järgi – tema töö on vahel öelda ka ebamugavaid asju.
Kokkuvõte
IT-projektijuht on IT-arenduste mootor, mis hoiab ajakava, eelarvet ja osapooli ühes suunas liikumas.
Ta on korraga tehniline koordineerija, suhtluskanal ja diplomaat, kes aitab projektidel päriselt finišisse jõuda.
Hea projektijuht ei tõmba endale tähelepanu – ta loob keskkonna, kus meeskond saab oma tööd teha, juhtkond saab aru, mis seisus projekt on, ja äripool saab lõpuks lahenduse, mis päriselt töötab.
